Document juridic

Politica de Confidențialitate

Ultima actualizare: 3 mai 2026

Operator de date: Asociația Forumul Antreprenorial cu India și Orientul Mijlociu (denumită comercial „Indian Chamber of Commerce — Romania & Moldova Chapter" sau „Camera"), cu sediul în Str. Fecioarei nr. 15, Corp C1, parter, ap. S1, Sector 2, București, România. Persoană juridică non-profit înregistrată prin Sentința civilă din 18.07.2025 (dosar 19882/300/2025) la Judecătoria Sectorului 2 București.

Contact protecția datelor: office@indiancham.ro

1. Ce date colectăm

Colectăm date personale doar atunci când ni le furnizezi voluntar prin formularele site-ului, prin aplicația de membership sau prin corespondența cu noi:

Newsletter: numele și adresa de email
Aplicație de membership: nume complet, funcție, denumirea companiei, adresa companiei, CUI/CIF, email, telefon, sectorul de activitate, cifra de afaceri (categorie), motivația aderării
Solicitări de scrisoare de recomandare pentru viză de business: datele de mai sus, plus copia pașaportului, scrisoare de invitație, agenda călătoriei
Participare evenimente: nume, email, companie, funcție, restricții alimentare (opțional)
Date de navigare: vezi Politica Cookies

2. De ce colectăm aceste date (temei juridic)

Scop	Temei juridic GDPR
Trimiterea de newsletter	Consimțământ explicit (Art. 6.1.a)
Procesarea aplicațiilor de membership	Executarea contractului (Art. 6.1.b)
Emiterea facturilor pentru cotizații	Obligație legală fiscală (Art. 6.1.c)
Comunicare instituțională cu autoritățile	Interes legitim (Art. 6.1.f) — promovarea relației economice bilaterale
Răspuns la solicitări de informații	Etape pre-contractuale (Art. 6.1.b)
Securitatea site-ului	Interes legitim (Art. 6.1.f)

3. Cu cine partajăm datele tale

Datele tale nu sunt vândute, închiriate sau partajate cu terți pentru scopuri comerciale. Le partajăm doar când e strict necesar:

ICC India HQ (Kolkata) — pentru servicii camerale (Certificate of Origin, scrisori de recomandare viză, B2B Matchmaking), doar când soliciți tu serviciul
Brevo (procesator email transactional și newsletter) — companie franceză, infrastructură UE, conformă GDPR
Stripe / Mobilpay — pentru procesarea plăților de cotizație
Google Workspace (procesator email) — operator certificat GDPR
Cloudflare (CDN și securitate) — operator certificat GDPR
Autorități publice (ANAF, Judecătoria Sector 2, ANSPDCP) — doar la solicitare oficială bazată pe lege

Nu transferăm date în afara Spațiului Economic European, cu excepția ICC India HQ — transfer realizat exclusiv pentru execuția unui contract solicitat de tine (Art. 49.1.b GDPR), cu garanții contractuale.

4. Cât timp păstrăm datele

Tip de date	Durată
Newsletter (email)	Până la dezabonare + 30 zile
Date de membership activ	Pe durata calității de membru + 5 ani (obligație fiscală)
Date evenimente	24 luni de la eveniment
Solicitări viză	24 luni de la procesare
Corespondență generală	36 luni
Date de facturare	10 ani (obligație fiscală — Codul Fiscal)

5. Drepturile tale

Conform GDPR ai dreptul la:

Acces la datele tale (Art. 15)
Rectificare a datelor incorecte (Art. 16)
Ștergere („dreptul de a fi uitat", Art. 17) — cu excepția datelor pe care suntem obligați legal să le păstrăm
Restricționarea prelucrării (Art. 18)
Portabilitatea datelor (Art. 20)
Opoziție la prelucrarea bazată pe interes legitim (Art. 21)
Retragerea consimțământului oricând, cu efect pentru viitor
Plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, www.dataprotection.ro)

Pentru exercitarea oricărui drept, scrie la office@indiancham.ro. Răspundem în maximum 30 de zile.

6. Securitatea datelor

Folosim măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protecția datelor: criptare HTTPS pe site, autentificare 2FA pe conturile de administrare, acces pe principiul nevoii-de-a-cunoaște, backup-uri regulate, audit anual al procesatorilor. Nu putem garanta însă securitatea absolută a datelor transmise prin Internet.

7. Modificări

Această politică se actualizează ocazional. Modificările semnificative îți sunt comunicate prin email (dacă ești în baza noastră) și anunțate pe această pagină cu cel puțin 30 de zile înainte să intre în vigoare.

Legal document

Privacy Policy

Last updated: 3 May 2026

Data Controller: Asociația Forumul Antreprenorial cu India și Orientul Mijlociu (operating commercially as "Indian Chamber of Commerce — Romania & Moldova Chapter" or "the Chamber"), registered office at Str. Fecioarei nr. 15, Corp C1, ground floor, ap. S1, Sector 2, Bucharest, Romania. Romanian non-profit legal entity registered by Civil Sentence dated 18 July 2025 (case file 19882/300/2025) at Bucharest 2nd District Court.

Data protection contact: office@indiancham.ro

1. Data we collect

We only collect personal data you voluntarily provide via website forms, the membership application or direct correspondence:

Newsletter: name and email address
Membership application: full name, role, company name, company address, tax ID, email, phone, sector, revenue (category), motivation
Business visa recommendation requests: the above plus passport copy, invitation letter, travel itinerary
Event participation: name, email, company, role, dietary requirements (optional)
Browsing data: see Cookie Policy

2. Why we collect these data (legal basis)

Purpose	GDPR legal basis
Newsletter delivery	Explicit consent (Art. 6.1.a)
Membership processing	Contract performance (Art. 6.1.b)
Issuing dues invoices	Legal obligation — tax law (Art. 6.1.c)
Institutional communication with authorities	Legitimate interest (Art. 6.1.f) — promoting bilateral economic relations
Responding to inquiries	Pre-contractual steps (Art. 6.1.b)
Site security	Legitimate interest (Art. 6.1.f)

3. Who we share data with

Your data are not sold, rented or shared with third parties for commercial purposes. We share them only when strictly necessary:

ICC India HQ (Kolkata) — for chamber services (Certificate of Origin, visa recommendation letters, B2B Matchmaking), only when you request the service
Brevo (transactional email and newsletter processor) — French company, EU infrastructure, GDPR compliant
Stripe / Mobilpay — for membership dues payments
Google Workspace (email processor) — GDPR-certified operator
Cloudflare (CDN and security) — GDPR-certified operator
Public authorities (ANAF, Bucharest 2nd District Court, ANSPDCP) — only upon legally-grounded official request

We do not transfer data outside the European Economic Area, with the exception of ICC India HQ — transfers made exclusively for the execution of a contract you have requested (Art. 49.1.b GDPR), under contractual safeguards.

4. Data retention periods

Data type	Retention
Newsletter (email)	Until unsubscribe + 30 days
Active member data	For the duration of membership + 5 years (tax obligation)
Event data	24 months after the event
Visa requests	24 months after processing
General correspondence	36 months
Invoice data	10 years (tax obligation — Romanian Fiscal Code)

5. Your rights

Under GDPR you have the right to:

Access your data (Art. 15)
Rectification of incorrect data (Art. 16)
Erasure ("right to be forgotten", Art. 17) — except data we are legally obligated to retain
Restriction of processing (Art. 18)
Data portability (Art. 20)
Object to legitimate-interest processing (Art. 21)
Withdraw consent at any time, with future effect
Complain to the Romanian Data Protection Authority (ANSPDCP, www.dataprotection.ro)

To exercise any right, email office@indiancham.ro. We respond within 30 days at most.

6. Data security

We use reasonable technical and organisational measures to protect your data: HTTPS encryption, 2FA on admin accounts, need-to-know access, regular backups, annual processor audits. We cannot however guarantee absolute security of internet-transmitted data.

7. Changes

This policy is updated occasionally. Material changes are communicated by email (if you are in our database) and posted on this page at least 30 days before entering into force.